経営
2018.11.19

会議やミーティングで成果を生む ファシリテーションスキルとは

(写真=vectorfusionart/Shutterstock.com)
(写真=vectorfusionart/Shutterstock.com)
実際、みなさんの職場でも「ムダ」な会議たくさんありませんか?ある調査によると、「結論が出ない」「時間通りに終わらない」「議題が不明確」といった会議は大企業ほど多く、その損失は年間約15億円に達するそうです。今回は、そんな会議やミーティングをリードし、円滑な進行につなげることができる「ファシリテーションスキル」について紹介します。

会議で役立つファシリテーションスキル

ファシリテーション(Facilitation)とは日本語で「促進すること・容易にすること」という意味で、組織やチームの活動を促すスキルとして開発されました。経営者は組織全体の結束や一体感を口にしますが、事業部や部はそれぞれ独自のミッションや課題を抱えており、おのずと立場や考え方は異なります。場合によっては部内のメンバー間ですら、同じ考え方を共有しているとは限りません。

ファシリテーションはそうした部署やメンバーを取りまとめ、一つの方向に向かって進んでいけるよう支援するスキルです。ファシリテーションスキルはビジョンや戦略策定・組織やプロジェクト運営・人材育成など企業活動のさまざまな場面で役に立ちますが、とくに威力を発揮できるのが、会議の場面です。そして会議で進行役を務めるのがファシリテーターです。

ファシリテーション4つのスキル

では、どんなスキルを駆使して、ファシリテーションを進めるのでしょうか。ここでは、会議を事例に、代表的な4つのスキルを紹介します。

●化学反応の場を作る
集まっていきなり会議を始めるのではなく、会議の目的・テーマ・ゴール・ディスカッションの進め方・タイムテーブルなど、「場のルール」を定めます。ルールがはっきりすることで、より効果的な会議の進行が実現します。

●想いを引き出す
会議で「意見のある方どうぞ」では、参加者の意見を引き出せません。問い掛け・傾聴・復唱などのコミュニケーションを駆使し、相互理解を促しましょう。ベースは「相手の話に関心を持つこと」です。

●カテゴリーを作り分類する
引き出された意見はカテゴリーごとに整理・分類し、全体像と構造をはっきりさせ、論点を絞っていきます。ツールとしてはホワイトボードや付箋を活用するのが効果的です。

●まとめて合意する
ある程度議論が収束してきたら、まとめに入ります。不幸にして結論が出そうになければ無理にまとめず、どうするかを参加者に委ねましょう。一番大事なのは結論ではなく、参加者全員の納得感ある合意形成です。

イメージトレーニングしよう

ぜひおすすめしたいのが、「イメージトレーニング」です。ファシリテーションスキルは、いざ使うとうまくいかないことも少なくありません。ファシリテーターは、議論を目指す方向に誘導、予期せぬ意見にも即応、話に加われていない参加者にも気を配ります。そうすると、「さばき切れなく」なってしまうのです。

こうした事態を防ぐためにも、事前に会議の進行をイメージし、出てきそうな質問への対応を考えておかなければいけません。

リーダーシップ発揮につながるファシリテーションスキル

企業は、組織の変革やビジネスモデルの革新をもたらすべく、改革をリードできるようなリーダーシップを発揮できる人材の育成を急いでいます。リーダーシップの目的はチームのやる気と能力を引き出したり、周囲を巻き込んだりして変化のムーブメントを起こすことにあります。その要点は「チームワーク強化」「向かうべき道筋の提示」「モチベーションを与える」の3つです。

しかし、何も先頭に立ってグイグイと引っ張るだけがリーダーシップではありません。リーダーシップは、チームがストレスなく活動ができるようなサポートや、立場が異なる関連部署との意見すり合わせを通じても発揮でき、こうしたスタイルに役立つのがファシリテーションスキルです。ファシリテーションスキルは、実践を繰り返せば向上が期待できるので、自己研鑽していきましょう。

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